Eingangsrechnungen und Lieferscheine automatisch auslesen und an die Buchhaltung übergeben – technisch längst möglich. Die eigentliche Frage ist eine andere: Hält der Ablauf einer Betriebsprüfung stand? Genau daran arbeiten wir gerade.
Eingangsrechnung kommt per Mail. Wird ausgedruckt. Landet auf einem Stapel. Wird irgendwann abgetippt. Oder eben nicht.
Buchhaltung ist für die meisten kleinen Betriebe der Dauerschmerz Nummer eins. Nicht, weil sie schwierig wäre – sondern weil sie stumpf ist und immer dann anfällt, wenn eigentlich etwas Wichtigeres ansteht. Also wird sie geschoben, bis der Steuerberater mahnt.
Und jede Rechnung, die im Stapel liegt statt in der Buchhaltung, ist eine Rechnung, deren Vorsteuer Sie noch nicht geltend gemacht haben.
Sie leiten eingehende Rechnungen an ein eigenes Postfach weiter – oder lassen sie gleich dorthin schicken. Das System holt sie ab, liest sie aus und übergibt die Daten strukturiert an Ihre Buchhaltung.
Kein Abtippen. Kein Zahlendreher. Und der Stapel wird zum Postfach, das sich selbst leert.
Die meisten unserer Abläufe kommen ohne künstliche Intelligenz aus. Dieser nicht – und das ist kein Marketing, sondern eine technische Notwendigkeit.
Jede Rechnung sieht anders aus. Der Betrag steht mal oben rechts, mal unten links, mal als „Gesamt“, mal als „Endbetrag“, mal als „Zu zahlen“. Eine feste Regel scheitert daran zuverlässig. Ein Modell, das den Beleg tatsächlich liest, nicht.
Die Zeitersparnis liegt im Tippen, nicht im Kontrollieren. Aus fünf Minuten pro Beleg werden fünf Sekunden.
Welche Buchhaltung nutzen Sie, wie kommen Ihre Belege heute rein, wie viele sind es im Monat?
Wir richten das Postfach und die Anbindung ein. Sie prüfen die ersten Belege und sehen, wie genau das System liest.
Ab dann leeren sich Postfach und Stapel von selbst. Sie bestätigen nur noch.
Wir könnten Ihnen hier einen Preis hinschreiben und „GoBD-konform“ danebensetzen. Machen wir nicht.
Belege auszulesen ist der einfache Teil. Der schwierige Teil ist alles, was danach kommt: Der Originalbeleg muss unveränderbar archiviert werden, nachweislich, über zehn Jahre. Jede Korrektur muss protokolliert sein. Und Sie brauchen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie ein Beleg durch das System läuft – sonst kann eine Betriebsprüfung den Prozess beanstanden.
Genau das bauen wir gerade – zuerst für unseren eigenen Betrieb. Mit echten Belegen, echten Kassenbons und den Problemen, die dabei auftauchen. Anschließend gehen wir damit zu unserem Steuerberater und lassen den Ablauf prüfen.
Wenn Sie Interesse haben: Melden Sie sich. Wir sagen Ihnen offen, wo wir stehen, was schon läuft und was nicht – und Sie entscheiden, ob Sie warten oder ob es für Sie gerade nicht passt. Ein Preis entsteht, wenn wir wissen, was wir verantworten können.
Belege enthalten Geschäftsgeheimnisse: Lieferanten, Konditionen, Umsatzgrößen. Deshalb läuft der Ablauf auf einer eigenen Instanz in einem deutschen Rechenzentrum. Für das Auslesen setzen wir auf in der EU betriebene Modelle – keine US-Dienste.
Wir sagen Ihnen, wo wir stehen, was läuft und was noch nicht. Ohne Verkaufsdruck.