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Automatisierung · Mahnwesen

Rechnungen automatisch mahnen – ohne hinterherzutelefonieren.

Das System prüft jeden Morgen Ihre offenen Rechnungen und fasst selbstständig nach. Freundlich, in Ihrem Namen. Wer bezahlt hat, wird nie gemahnt.

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Das Problem

Die Arbeit ist gemacht. Das Geld fehlt.

Die Rechnung ist raus, die Leistung erbracht – und trotzdem steht das Geld offen. Nachfassen kostet Zeit, ist unangenehm und geht im Tagesgeschäft unter.

Und je länger eine Rechnung liegt, desto schwerer wird sie eintreibbar. Das Unangenehme daran ist selten das Geld selbst, sondern der Anruf: Niemand telefoniert gern beim Stammkunden hinterher, um ihn an 2.400 Euro zu erinnern. Also wird es aufgeschoben. Und dann vergessen.

Genau deshalb ist Automatisierung hier so wirksam: Die Erinnerung kommt neutral vom System – freundlich, sachlich, ohne dass Sie persönlich als Mahner auftreten müssen. Die Beziehung zum Kunden bleibt unbelastet.

Die Lösung

Ein System, das jeden Morgen nachschaut.

Das System prüft täglich Ihre offenen Rechnungen direkt in Ihrer Buchhaltung – Lexware Office (früher lexoffice), sevDesk oder vergleichbar. Ist eine Rechnung überfällig, läuft eine gestaffelte Kette an:

Fristen und Tonfall stimmen wir auf Ihren Betrieb ab. Ein Handwerker klingt anders als eine Praxis.

Die wichtigste Sicherung

Wer bezahlt hat, wird nie gemahnt.

Das ist der Punkt, an dem so ein System scheitern kann – und der Grund, warum wir ihn doppelt absichern. Ein Stammkunde, der eine Mahnung bekommt, obwohl er längst überwiesen hat, ist ein größerer Schaden als jede nicht eingetriebene Rechnung.

Deshalb liest das System den Zahlungsstatus vor jeder einzelnen Stufe direkt aus Ihrer Buchhaltung. Sobald eine Zahlung eingeht, fällt die Rechnung sofort aus der Kette. Keine eigene Liste, keine Kopie, kein veralteter Stand.

Und beim Start sehen Sie jede einzelne Nachricht, bevor sie rausgeht. Erst wenn Sie sagen, dass Ton und Fristen passen, schalten wir auf automatisch.
So läuft es ab

In drei Schritten startklar.

1

Kurzes Gespräch

Welche Buchhaltung nutzen Sie, welche Fristen und welcher Ton passen zu Ihrem Betrieb?

2

Testlauf mit Freigabe

Wir richten alles ein. Sie sehen jede Mail, bevor sie rausgeht – nichts läuft ohne Ihr Okay.

3

Läuft im Hintergrund

Ab dann macht es das System. Sie bekommen nur noch die wöchentliche Übersicht.

Preise

Zwei Pakete. Beide monatlich kündbar.

Basis390 € Einrichtung · 49 €/Monat
  • Tägliche Prüfung Ihrer offenen Rechnungen
  • Freundliche Erinnerung + zwei Mahnstufen
  • Sofort-Stopp bei Zahlungseingang
  • Versand per E-Mail
Komplett590 € Einrichtung · 79 €/Monat
  • Alles aus Basis
  • Zusätzlich SMS-Versand ab der 2. Mahnstufe
  • Eskalation an Sie ab 45 Tagen
  • Wöchentliche Übersicht der offenen Posten
  • Individuelle Texte, Fristen und Eskalationsregeln

Alle Preise netto zzgl. MwSt. Der Serverbetrieb ist im Monatspreis enthalten. SMS-Gebühren rechnen wir zum Selbstkostenpreis ab – wenige Cent pro Nachricht, ohne Aufschlag. Keine Mindestlaufzeit.

Rechnet sich das? Rechnen Sie es an einer einzigen Rechnung durch. Wenn dieses System im ganzen Jahr eine offene Forderung von 1.000 Euro rettet, die Sie sonst abgeschrieben hätten, hat es sich mehrfach bezahlt. Die Zeit, die Sie sonst mit Nachfassen verbringen, kommt obendrauf.
Datenschutz

Ihre Rechnungsdaten bleiben in Deutschland.

Rechnungsdaten sind sensibel. Deshalb läuft Ihr Mahnwesen auf einer eigenen, abgeschotteten Instanz in einem deutschen Rechenzentrum – nicht in einer Sammel-Cloud im Ausland.

Warum der Serverstandort entscheidet →

Häufige Fragen

Das fragen Kunden oft.

Werden Kunden gemahnt, obwohl sie schon bezahlt haben?+
Nein. Das System liest den Zahlungsstatus vor jeder Stufe direkt aus Ihrer Buchhaltung. Sobald eine Zahlung eingeht, fällt die Rechnung sofort aus der Mahnkette. Zusätzlich sehen Sie im Testlauf jede Nachricht, bevor sie rausgeht.
Welche Buchhaltungssoftware wird unterstützt?+
Lexware Office (früher lexoffice) und sevDesk binden wir direkt an. Andere Systeme prüfen wir im Vorfeld – entscheidend ist, ob eine Schnittstelle vorhanden ist.
Kann ich die Texte und Fristen selbst bestimmen?+
Ja. Tonfall, Fristen und Eskalationsstufen stimmen wir auf Ihren Betrieb ab. Ein Handwerker schreibt anders als eine Praxis.
Ist das rechtlich in Ordnung?+
Eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung dürfen Sie selbstverständlich versenden. Wir bilden Ihren bisherigen Ablauf ab, nur eben automatisch. Zu Verzugszinsen und Mahngebühren beraten wir nicht – das ist Sache Ihres Steuerberaters oder Anwalts.
Was kostet mich das wirklich?+
Einmalig 390 bis 590 Euro Einrichtung, danach 49 bis 79 Euro im Monat, netto. Der Serverbetrieb ist enthalten; SMS-Gebühren rechnen wir zum Selbstkostenpreis ab, ohne Aufschlag. Monatlich kündbar.
Wie lange dauert die Einrichtung?+
In der Regel wenige Tage. Danach folgt ein Testlauf, dessen Länge Sie bestimmen.
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Wie viele Rechnungen stehen bei Ihnen gerade offen?

Ein kurzes Gespräch reicht, um zu sehen, ob sich das für Ihren Betrieb lohnt.

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